16-06-2022

Archivering van raadstukken

Volksvertegenwoorders (zoals raadsleden) moeten het werk van bestuurders kunnen controleren. Daarom moeten veel gegevens bewaard worden. Waaronder e-mails.

22 september 2022 - carrousel vervolg

Nu de rapportage er wél is, kan de raad alsnog in gesprek over de stand van zaken.

7 september 2022 - raadsbrief

Het college stuurde op 7 september een brief met bijlagen aan de raad (26 pagina's).

1 september 2022 - carrousel

Het was een pittig gesprek met de wethouder over de uitblijvende kwartaalrapportages rond de stand van zaken van de achtergebleven archivering binnen de gemeente Almere. De wethouder gaf aan dat er vanuit het toezichthoudende orgaan geen grote problemen meer worden gezien: het toezicht zal worden verminderd. Want: achterstanden in het papieren archief zijn weggewerkt, het opschonen van de  netwerkschijven is voltooid en het handboek is ook bijna gereed.

Maar er waren veel vragen bij de raadsleden: zijn we bij een volgende inspectie vrij van alle problemen? Waarom gaan we terug naar genormaliseerd toezicht als nog een risico is van verslapping en de bijbehorende verbetertrajecten? Waarom hebben we als raad niet op tijd de beloofde kwartaalrapportages van kwartaal 3 en 4 van 2021 en kwartaal 1 en 2 van 2022 ontvangen? Wat staat er eigenlijk in deze rapportages? Het waren vragen waar de wethouder geen antwoord op had. Hij deed de toezegging dat binnen een week alle rapportages worden nagezonden aan de raad, mét een verklarende raadsbrief. Het gesprek wordt op korte termijn vervolgd voor het antwoord op alle vragen.

23 juni 2022 - carrousel

Omdat een extra debat over de Floriade was ingelast, besloot het presidium van de raad om de tijd voor de carrouselvergaderingen in te korten. Een aantal onderwerpen komt daarom in een volgende Politieke Markt aan de beurt. Waaronder deze.

Waar gaat het over?

Het bewaren van informatie is van belang voor een goede democratische verantwoording voor gevoerd beleid en gemaakte keuzes. Denk bijvoorbeeld aan Rekenkameronderzoeken, raadsenquêtes, Woo- (voorheen Wob-)verzoeken, maar ook het “gewone” controleren van het bestuur door de gemeenteraad.

Waarom praat de raad hierover?

Een raadslid agendeerde dit naar aanleiding van een brief van de Vereniging van Nederlandse gemeenten, waarin de leden worden uitgenodigd aan een bepaalde manier van bewaren mee te doen. Het onderwerp e-mail-bewaring is de afgelopen jaren een paar keer in de raad besproken, omdat het in Almere niet goed gedaan werd. Het college maakte een verbeterplan. Nu wil het raadlid met het college en de raad in gesprek over de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer.

Waar vind ik de stukken?

De stukken staan allemaal in het raadsinformatiesysteem en het zijn er heel wat. Sowieso kunt u ze altijd vinden in de agenda op almere.notubiz.nl op de datum van de eerste vergadering over dit onderwerp: 1 september.

In de (nieuwe) gesprekswijzer staan de linkjes allemaal handig onder elkaar.