08-06-2021

Taken van griffier en griffie

De griffier is het eerste aanspreekpunt van de raad. Hij is hun voornaamste adviseur. Een griffier weet alles van de wet- en regelgeving die met het lokaal bestuur te maken heeft. En hij helpt bij de verbinding tussen stad, raad en gemeentelijke organisatie.

De griffier is niet alleen. Hij heeft de leiding over de griffie, waarbinnen ook raadsadviseurs en procesondersteuners werkzaam zijn. Griffier is een ander woord voor secretaris. Bij alle vergaderingen van de Politieke Markt is een secretaris aanwezig om de raadsleden en het proces te ondersteunen. Dat zijn dus eigenlijk ook griffiers, maar in Nederland noemen we alleen 'de baas' griffier en de anderen secretaris. De griffier ondertekent alle officiële stukken van de raad. Tijdens de plenaire raadvergaderingen is de griffier zelf secretaris.

De griffier ondersteunt de raad op meerdere manieren:

Secretariële ondersteuning

De griffier is dus als secretaris altijd bij de raadsvergaderingen. Hij heeft een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Ook het archiveren en het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad interessante informatie horen bij de secretariële taken van de griffier.

Procesmatige ondersteuning

De griffier is spin in het web als het gaat om de relaties van de raad met het college, de ambtenaren van het college én de buitenwereld. Hij is tussenpersoon tussen de raad en het college, de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties, media én inwoners. De griffie beantwoordt vragen vanuit de raad meestal zelf of hij raadpleegt de gemeentesecretaris. Dat is de hoogste baas van de gemeentelijke organisatie.

Inhoudelijke ondersteuning

De griffier heeft ook een belangrijke taak bij het voorbereidend werk, informatiepositie en onderzoek van de raad. Het college heeft een actieve informatieplicht, de griffier ziet daar (mede) op toe. Het gaat erom dat de raad alle feitelijke informatie krijgt die hij nodig heeft en dat dat ook op tijd gebeurt. Maar de griffie helpt raadsleden ook in de vorm van assistentie bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties.

De raad is werkgever

De griffier en zijn team zijn in dienst van de gemeenteraad. De gemeenteraad bepaalt hoeveel en welke middelen er beschikbaar zijn voor de griffier. Maar ook wat de verantwoordelijkheden van de griffier zijn. Dat komt omdat iedere gemeenteraad in Nederland helemaal zelf mag bepalen hoe hij het lokale bestuur organiseert. De gemeentewet laat dat dus over aan de (gekozen) inwoners zelf. De raad is daarmee de werkgever van de griffie, maar niet de leidinggevende, dat is de griffier. Een commissie van de raad, de werkgeverscommissie, houdt de vinger aan de pols.